Ein Formular, das als flaches PDF ankommt, muss ausgedruckt, von Hand ausgefüllt und wieder eingescannt werden. PDF-Formulare macht daraus eines, das man am Bildschirm ausfüllt. Zeichnen Sie die Felder dort, wo die Antworten hingehören, oder lassen Sie Felder erkennen die leeren Linien und Kästen finden, benennen Sie jedes Feld und laden Sie ein PDF herunter, das jeder Reader ausfüllen kann.
So verwenden Sie PDF-Formulare
- Fügen Sie das PDF hinzu oder beginnen Sie mit einer leeren Seite.
- Wählen Sie in der Leiste einen Feldtyp und ziehen Sie einen Rahmen dorthin, wo die Antwort hingehört, oder wählen Sie Felder erkennen, um die Lücken der Seite zu finden.
- Wählen Sie ein Feld aus, um Namen, Standardwert, Länge, Ausrichtung und Farben festzulegen.
- Wählen Sie Ausfüllbares PDF speichern und testen Sie das Formular in Ihrem PDF-Reader.
Diese Felder können Sie hinzufügen
Es gibt sechs Typen: einzeiliger und mehrzeiliger Text, Kontrollkästchen, Optionsfelder, Dropdown-Listen und Unterschriftsfelder. Optionsfelder mit demselben Namen bilden eine Gruppe, sodass die Wahl eines Feldes die anderen abwählt, und jedes Feld hat einen eigenen Wert. Für Listen tippen Sie die Auswahlmöglichkeiten durch Kommas getrennt; mit Mehrfachauswahl erlauben entsteht eine Liste, aus der man mehr als eine wählen kann.
Feldeinstellungen
Begrenzen Sie, wie viele Zeichen ein Textfeld aufnimmt, und kreuzen Sie Ein Kästchen pro Zeichen an – für Codes, Daten und Kontonummern, die in einzelnen Kästchen gedruckt sind. Wählen Sie die Schriftgröße oder lassen Sie sie automatisch anpassen, die Ausrichtung sowie Rahmen-, Text- und Hintergrundfarbe. Markieren Sie ein Feld als Pflichtfeld oder wiederholen Sie es auf jeder Seite, etwa Initialen am Seitenende: Die Kopien sind ein einziges Feld, wer in eines tippt, füllt alle. Außerdem legen Sie fest, ob die Tabulatortaste die Felder zeilen- oder spaltenweise durchläuft.
Felder in einem flachen Formular erkennen
Unterstrichreihen, gezeichnete Linien mit Platz darüber, leere Kästen und kleine Quadrate zum Ankreuzen werden zu Textfeldern und Kontrollkästchen, benannt nach den Wörtern daneben. Die Erkennung ist ein Ausgangspunkt: Benennen Sie falsch erkannte Felder um, ändern Sie ihre Größe oder entfernen Sie sie, und ergänzen Sie fehlende. Sie braucht Linien oder lesbaren Text; auf einer Seite, die nur ein gescanntes Bild ist, zeichnen Sie die Felder von Hand.
Ausfüllen und unterschreiben
Um ein Formular auszufüllen, das bereits Felder hat, und um es zu unterschreiben, nutzen Sie PDF unterschreiben. Der Ratgeber zum PDF-Datenschutz erklärt, was ein ausgefülltes Formular über die Person verraten kann, die es ausgefüllt hat.
Wann PDF-Formulare hilft
Antrags- und Anmeldeformulare
Lassen Sie Antragsteller Formulare am Bildschirm ausfüllen, statt sie auszudrucken und einzuscannen.
Interne Unterlagen
Machen Sie aus Urlaubsanträgen, Spesenabrechnungen und Checklisten Formulare, die Kollegen ausfüllen und per E-Mail zurückschicken.
Verträge mit Unterschriftsfeldern
Fügen Sie Unterschriftsfelder und Datumsfelder hinzu, damit jede Partei weiß, wo sie unterschreiben soll.
Grenzen des Tools
PDF-Formulare fügt ausfüllbare Standardfelder hinzu. Es fügt keine Berechnungen oder Skripte hinzu, kann auf einer Seite, die nur ein gescanntes Bild ist, keine Felder erkennen, und automatisch gefundene Felder sollten Sie prüfen, bevor Sie das Formular weitergeben.
PDF-Formulare: häufige Fragen
Funktioniert das Formular in jedem PDF-Reader?
Die Felder sind Standard-PDF-Formularfelder, daher können Adobe Reader, die Viewer der Browser, Vorschau auf dem Mac und die meisten Handy-Apps sie ausfüllen. Einige einfache Viewer zeigen Formulare nur an, ohne Eingaben zuzulassen.
Kann ich einem Formular, das schon Felder hat, weitere hinzufügen?
Ja. Neue Felder kommen zu den vorhandenen hinzu. Um die vorhandenen Felder auszufüllen, nutzen Sie stattdessen PDF unterschreiben.
Warum hat Felder erkennen manche Lücken übersehen?
Es sucht nach Unterstrichen, Linien und Kästen. Anders markierte Lücken oder eine Seite, die nur ein gescanntes Bild ist, brauchen von Hand gezeichnete Felder.
Lässt sich das ausgefüllte Formular speichern?
Ja. Die Antworten werden in den Feldern gespeichert, und die meisten Reader speichern sie mit der Datei.