ODS ist das Tabellenformat von LibreOffice Calc und anderen OpenDocument-Editoren. Wie jede Tabellenkalkulation ist es zum Bearbeiten gedacht, und wer keine kompatible Software hat, kann es gar nicht öffnen. ODS in PDF erzeugt aus der Arbeitsmappe feste Seiten und nutzt dabei die in Calc festgelegten Seitenvorlagen und Druckbereiche, sodass Tabellen und Diagramme lesefertig ankommen.
So verwenden Sie ODS in PDF
- Legen Sie in Calc Druckbereiche und eine Seitenvorlage mit der gewünschten Ausrichtung und Skalierung fest.
- Fügen Sie die ODS-Datei hinzu.
- Wählen Sie In PDF umwandeln.
- Laden Sie die PDF herunter und prüfen Sie, wie breite Tabellen aufgeteilt wurden.
Seitenvorlagen steuern das Ergebnis
In LibreOffice Calc verwendet jedes Blatt eine Seitenvorlage, die Papierformat, Ausrichtung, Ränder, Kopf- und Fußzeilen sowie Skalierung festlegt. Die PDF folgt diesen Einstellungen, und Druckbereiche bestimmen, welche Zellen erscheinen. Ohne Druckbereich druckt Calc den genutzten Bereich jedes Blatts und verteilt breite Tabellen auf mehrere Seiten. Wählen Sie im Register Tabelle der Seitenvorlage einen Skalierungsmodus, der an die Breite anpasst, dann bleiben die Spalten auf jeder Seite zusammen.
Was auf den Seiten erscheint
Sichtbare Blätter werden der Reihe nach umgewandelt, mit Zellformatierung, Rahmen und Diagrammen, und Formeln erscheinen als Ergebnisse. Ausgeblendete Blätter, Zeilen und Spalten werden übersprungen, wie auf Papier. Da eine PDF statisch ist, lassen sich interaktive Funktionen wie AutoFilter-Dropdowns, Formularsteuerelemente und Pivot-Tabellen-Schaltflächen nicht nutzen; sie erscheinen, wenn überhaupt, nur so, wie sie auf dem Blatt aussehen.
Verwandte Umwandlungen
Für Excel-Arbeitsmappen nutzt Excel in PDF dieselbe Engine. Einfache Datenexporte lassen sich gut mit CSV in PDF umwandeln, das eine schlichte Tabelle ohne Seitenvorlagen erzeugt. Brauchen Sie Zahlen aus einer PDF zurück, stellt PDF in Excel die Zeilen so gut wie möglich wieder her. Der Leitfaden für druckfertige PDFs behandelt Papierformate und Ränder.
Wann ODS in PDF hilft
Budgets aus LibreOffice Calc
Teilen Sie Haushalts-, Vereins- oder Projektbudgets mit Menschen, die Calc nicht installiert haben.
Schul- und Vereinsunterlagen
Veröffentlichen Sie Anwesenheitslisten, Ergebnistabellen und Mitgliederlisten als PDFs, die sich sauber drucken lassen.
Datentabellen für Berichte
Machen Sie aus einer formatierten Calc-Tabelle Seiten, die Sie einem Bericht oder Angebot beifügen können.
Grenzen des Tools
ODS in PDF benötigt LibreOffice auf dem Server und hängt von den Seitenvorlagen und Druckbereichen der Arbeitsmappe ab, sodass Blätter ohne diese auf mehrere Seiten verteilt werden können. Ausgeblendete Inhalte werden übersprungen, interaktive Funktionen werden statisch, und Schriften, die dem Server fehlen, werden ersetzt.
ODS in PDF: häufige Fragen
Warum wird mein Blatt auf viele Seiten verteilt?
Der genutzte Bereich ist bei der aktuellen Seitenvorlage breiter oder länger als die Seite. Legen Sie in Calc einen Druckbereich und eine Skalierung auf Seitenbreite fest und wandeln Sie erneut um.
Werden ausgeblendete Blätter umgewandelt?
Nein. Nur sichtbare Blätter werden übernommen, in der Reihenfolge der Arbeitsmappe.
Zeigt die PDF Formeln an?
Nein. Zellen zeigen ihre Ergebnisse, genau wie beim Drucken.
Warum ist dieses Werkzeug auf manchen Servern nicht verfügbar?
Die ODS-Umwandlung benötigt LibreOffice auf dem Server. Fehlt es, meldet das Werkzeug dies deutlich.