E-Mail-Anhänge bleiben für immer im Postfach und lassen sich an jeden weiterleiten. Ein Link zum Teilen funktioniert anders. Sie legen fest, wie lange er gilt, ob er ein Passwort braucht und ob andere die Datei herunterladen oder nur ansehen dürfen. Sie sehen, wann der Link geöffnet wurde, und können ihn jederzeit abschalten. Die Datei wird verschlüsselt gespeichert, und der Schlüssel steckt nur im Link, deshalb kann unser Server sie nicht von sich aus öffnen.
So verwenden Sie PDF per Link teilen
- Fügen Sie das PDF hinzu, das Sie teilen möchten.
- Wählen Sie, wann der Link ablaufen soll, bis zu 7 Tage ab jetzt.
- Fügen Sie bei Bedarf ein Passwort hinzu und legen Sie fest, ob die Datei heruntergeladen werden darf.
- Wählen Sie Link erstellen, kopieren Sie den Link und senden Sie ihn.
- Behalten Sie den Verwaltungslink. Er zeigt den Zugriffsverlauf und schaltet den Link bei Bedarf ab.
So schützt der Link Ihre Datei
Wenn Sie einen Link erstellen, wird Ihr PDF mit AES-256 und einem neuen zufälligen Schlüssel verschlüsselt. Die verschlüsselte Datei wird auf dem Server gespeichert, der Schlüssel aber nicht. Er steht im Teil des Links nach dem Zeichen #, den Browser beim Laden einer Seite nicht an den Server senden. Wer den vollständigen Link hat, kann die Datei also öffnen, und ohne den Link kann es niemand. Wenn Sie ein Passwort hinzufügen, braucht man beides. Senden Sie das Passwort auf einem anderen Weg als den Link, zum Beispiel per SMS, damit eine einzelne abgefangene Nachricht nicht reicht.
Ablauf, Nur-Ansehen und Abschalten
Jeder Link hat ein Enddatum mit Uhrzeit, von einer Stunde bis zu sieben Tagen. Ist dieser Zeitpunkt erreicht, wird die Datei gelöscht. Sie können den Link auch früher auf der Verwaltungsseite abschalten, dann wird die Datei sofort gelöscht. Standardmäßig können andere die Datei nur ansehen: Die Seiten erscheinen als Bilder in ihrem Browser, und das PDF selbst wird nie an sie gesendet. Haken Sie die Download-Option an, wenn sie das Original brauchen. Nur-Ansehen entfernt den Download-Knopf, kann aber keine Bildschirmfotos verhindern, betrachten Sie es also nicht als Schloss.
Sehen, wer den Link geöffnet hat
Die Verwaltungsseite listet jedes Öffnen und Herunterladen der Datei sowie Versuche mit falschem Passwort. Zu jedem Eintrag sehen Sie die Uhrzeit, Browser und System sowie eine gekürzte Netzwerkadresse. Der letzte Teil der Adresse ist ausgeblendet, sie ist also nur ein grober Hinweis und kein Weg, jemanden zu identifizieren. Der Verlauf wird einen Tag nach dem Ende des Links gelöscht. Behalten Sie den Verwaltungslink für sich, denn wer ihn hat, kann den Verlauf lesen und den Link abschalten.
Wann ein Link besser ist als ein Anhang
Ein Link ist eine gute Wahl, wenn die Datei privat ist, zu groß für eine E-Mail ist oder nach einem Termin nicht mehr funktionieren soll, etwa ein Angebot, das eine Woche gilt. Für Dokumente, die andere behalten müssen, wie einen unterschriebenen Vertrag, senden Sie die Datei selbst. Entfernen Sie vor dem Teilen, was der Empfänger nicht sehen soll, mit PDF schwärzen und Metadaten entfernen. Wenn die Datei von jemand anderem stammt, bereinigen Sie sie zuerst mit dem PDF-Bereiniger.
Wann PDF per Link teilen hilft
Ein Angebot mit Frist senden
Teilen Sie ein Angebot, das sich am Tag des Fristendes nicht mehr öffnen lässt.
Private Unterlagen teilen
Senden Sie einen Kontoauszug oder einen Arztbrief mit Passwort und kurzer Laufzeit.
Rückmeldungen zu einem Entwurf einholen
Lassen Sie andere einen Entwurf lesen, ohne ihn herunterzuladen, und sehen Sie, wer ihn schon geöffnet hat.
Grenzen des Tools
Links gelten bis zu 7 Tage und funktionieren mit PDFs bis 25 MB und 300 Seiten. Dateien mit bestehendem PDF-Passwort müssen zuerst entsperrt werden. Nur-Ansehen verhindert keine Bildschirmfotos. Ein verlorener Link lässt sich nicht wiederherstellen, weil der Schlüssel nirgends auf dem Server gespeichert ist.
PDF per Link teilen: häufige Fragen
Kann VelloDoc meine geteilte Datei lesen?
Die Datei wird verschlüsselt gespeichert, und der Schlüssel steht nur im Link, den wir nicht speichern. Während jemand die Datei ansieht, nutzt der Server den Schlüssel aus dessen Browser, um die Seiten zu zeichnen, und vergisst ihn danach.
Was passiert, wenn der Link abläuft?
Die Datei wird innerhalb weniger Minuten vom Server gelöscht, und wer den Link öffnet, sieht eine Meldung, dass er abgelaufen ist. Der Zugriffsverlauf wird einen Tag später gelöscht.
Ich habe den Link verloren. Können Sie ihn erneut senden?
Nein. Wir speichern den Schlüssel nicht, daher lässt sich ein verlorener Link nicht wiederherstellen. Wenn Sie den Verwaltungslink noch haben, schalten Sie dort den alten Link ab und erstellen Sie einen neuen.
Können andere die Datei herunterladen?
Nur wenn Sie die Download-Option anhaken. Sonst können sie die Seiten im Browser ansehen, und die PDF-Datei selbst wird nie an sie gesendet.
Wie groß darf die Datei sein?
Bis zu 25 MB und 300 Seiten. PDFs, die schon ein Passwort haben, müssen zuerst entsperrt werden; Sie können stattdessen ein Link-Passwort hinzufügen.