Dateien in PDF umwandeln: was erhalten bleibt und was sich ändert

Warum überhaupt in PDF umwandeln

PDF löst ein bestimmtes Problem: festes Layout. Schriften, Seitenumbrüche, Bilder und Seitenformat bleiben, wo sie sind, die Datei öffnet in jedem Browser und auf jedem Handy, und versehentliches Bearbeiten ist schwieriger als im Originalformat. Diese Stärken haben ihren Preis. Ein PDF ist mühsam zu bearbeiten und schwer originalgetreu in Word oder Excel zurückzuverwandeln; das Ausgangsdokument sollte daher Ihre bearbeitbare Hauptversion bleiben und das PDF die Fassung, die Sie verschicken, veröffentlichen oder archivieren. Die Umwandlung ebnet außerdem Strukturen ein, die nur das Ursprungsprogramm versteht, etwa Formeln, Animationen und nachverfolgte Änderungen. Der Ratgeber zur Formatwahl erklärt, wann ein PDF dem Leser am besten dient und wann DOCX, XLSX, PNG oder reiner Text die bessere Wahl ist.

Office-Dokumente: Word, Excel, PowerPoint und OpenDocument

Word-, Excel-, PowerPoint-, ODT-, ODS-, ODP- und RTF-Dateien wandelt LibreOffice auf dem Server um. Der häufigste Unterschied zum Original betrifft Schriften: Verbreitete Schriften wie Arial und Times New Roman haben metrisch kompatible Ersatzschriften, doch Schriften, die nur mit Microsoft Office ausgeliefert werden, können durch ähnliche ersetzt werden, was eine Zeile oder einen Seitenumbruch verschiebt. Tabellen folgen ihren Druckeinstellungen, legen Sie Druckbereiche und die Anpassung an die Seitenbreite also vor dem Umwandeln fest. Präsentationen verlieren Animationen und Sprechernotizen, ausgeblendete Folien werden übersprungen. OpenDocument-Dateien werden am originalgetreuesten umgewandelt, weil LibreOffice sie nativ liest. Passwortgeschützte Office-Dateien müssen zuerst in ihrer eigenen Anwendung entsperrt werden.

Bilder und Handy-Scans

Bildkonverter betten jedes Bild so ein, wie es am besten erhalten bleibt. JPG-Fotos werden ohne erneute Komprimierung eingefügt und bleiben mit den Originalen identisch. PNG-, BMP- und TIFF-Bilder werden verlustfrei übernommen, einschließlich aller Seiten eines mehrseitigen TIFF. HEIC- und WebP-Bilder werden als hochwertiges JPEG gespeichert, weil PDF diese Formate nicht direkt aufnehmen kann. Transparente Bereiche kommen auf Weiß, die Ausrichtungsdaten des Handys werden angewendet, damit Fotos aufrecht erscheinen, und SVG-Grafiken bleiben vektorbasiert. Die Seitengröße ergibt sich aus jedem Bild bei 150 Pixeln pro Zoll, wodurch Kamerafotos zu großen Seiten werden können, die mit „An Seite anpassen“ korrekt drucken. Bilder in PDF mischt Formate, und Scan zu PDF erfasst Seiten mit der Handykamera.

Text, Markdown und strukturierte Daten

Reiner und strukturierter Text wird von der Layout-Engine WeasyPrint zu Seiten gesetzt. TXT in PDF behält Zeilenumbrüche und Ausrichtung in einer nichtproportionalen Schrift auf A4-Seiten bei und liest Dateien als UTF-8. Markdown in PDF nutzt Pandoc, um Überschriften, Listen, Tabellen und Codeblöcke formatiert auszugeben, und fällt auf Servern ohne Pandoc auf reinen Text zurück. CSV in PDF erkennt Komma, Semikolon, Tabulator und senkrechten Strich als Trennzeichen, wiederholt die Kopfzeile auf jeder Seite, wechselt bei breiten Tabellen ins Querformat und übernimmt bis zu 5.000 Zeilen. JSON- und XML-Dateien werden neu eingerückt, damit ihre Struktur lesbar ist. In jedem Fall erscheinen Werte genau so, wie sie geschrieben sind: Nichts wird berechnet, gerundet oder umformatiert.

Webseiten, HTML, E-Mails und E-Books

HTML in PDF rendert eine gespeicherte HTML-Datei mit ihren Druckstilen, während Webseite in PDF eine öffentliche Seite über ihre Adresse abruft. Keines der beiden führt JavaScript aus; Seiten, die ihren Inhalt erst im Browser aufbauen, können daher unvollständig ausfallen, und Seiten hinter einer Anmeldung liefern die Anmeldemaske. EML in PDF macht aus einer exportierten E-Mail ein Dokument mit Betreff, Absender, Empfänger und Datum über der Nachricht; externe Bilder, auch Tracking-Pixel, werden nie geladen, und Anhänge sind nicht enthalten. EPUB in PDF setzt die Kapitel eines DRM-freien E-Books in Lesereihenfolge zusammen, mit den darin enthaltenen Bildern. Für Dateien, die Sie nicht zuordnen können, erkennt Beliebige Datei in PDF das Format an der Endung und leitet es an den passenden Konverter weiter.

Sicherheit, die in die Umwandlung eingebaut ist

Manche Ausgangsformate können aktive oder externe Inhalte enthalten. Eine hochgeladene HTML-Seite kann Skripte enthalten, ein SVG auf Dateien des Servers verweisen, eine E-Mail Tracking-Bilder laden und eine Webseite auf eine interne Adresse weiterleiten. Die Konverter behandeln solche Eingaben vorsichtig: Skripte werden entfernt und nie ausgeführt, Verweise auf externe und lokale Ressourcen in hochgeladenen Dateien werden blockiert, der Webseiten-Konverter lehnt private und interne Netzwerkadressen bei jeder Weiterleitung ab, und SVGs mit Verweisen auf externe Dateien werden zurückgewiesen. Jeder Upload wird in einem temporären Ordner verarbeitet, der nach Abschluss des Downloads gelöscht wird. Die Seite zur Dateisicherheit beschreibt diese Schutzmaßnahmen, und der Ratgeber zum Datenschutz bei PDFs erklärt, was Dokumente nach dem Teilen preisgeben können.

Nach dem Umwandeln

Ein umgewandeltes PDF ist oft der Anfang eines Arbeitsablaufs, nicht sein Ende. Prüfen Sie es zuerst: Seitenzahl, Seitenumbrüche, Schriften und alles, was auf externen Ressourcen beruhte. Aus mehreren Quellen umgewandelte Dokumente lassen sich mit PDF zusammenfügen verbinden und mit Seitenzahlen hinzufügen nummerieren. Fotolastige Ergebnisse profitieren von PDF komprimieren, und bildbasierte Seiten werden mit OCR PDF durchsuchbar. Unterlagen, die dauerhaft erhalten bleiben sollen, wandeln Sie mit den Archivierungs-Tools in PDF/A um. Jeder dieser Schritte arbeitet nur mit dem PDF, bewahren Sie die Ausgangsdateien also für spätere Änderungen auf.

Typische Abläufe

Fragen zum Umwandeln von Dateien in PDF

Passende Ratgeber