Los adjuntos de correo se quedan para siempre en las bandejas de entrada y cualquiera puede reenviarlos. Un enlace para compartir funciona de otra manera. Tú decides cuánto dura, si necesita contraseña y si la gente puede descargar el archivo o solo verlo. Puedes ver cuándo se abrió el enlace y desactivarlo cuando quieras. El archivo se guarda cifrado y la clave solo está en el enlace, así que nuestro servidor no puede abrirlo por su cuenta.
Cómo usar Compartir PDF con enlace
- Añade el PDF que quieres compartir.
- Elige cuándo debe caducar el enlace, hasta 7 días desde ahora.
- Añade una contraseña si quieres y decide si la gente puede descargar el archivo.
- Selecciona Crear enlace, copia el enlace y envíalo.
- Guarda el enlace de gestión. Muestra el historial de accesos y te permite desactivar el enlace.
Cómo protege el enlace tu archivo
Cuando creas un enlace, tu PDF se cifra con AES-256 usando una clave aleatoria nueva. El archivo cifrado se guarda en el servidor, pero la clave no. La clave va en la parte del enlace que sigue al signo #, que los navegadores no envían al servidor cuando cargan una página. Así, cualquiera con el enlace completo puede abrir el archivo, y nadie puede abrirlo sin el enlace. Si añades una contraseña, quien lo abra necesita las dos cosas. Envía la contraseña por otra vía distinta del enlace, por ejemplo por SMS, para que un solo mensaje filtrado no baste.
Caducidad, solo lectura y desactivar un enlace
Cada enlace tiene una fecha y hora de fin, desde una hora hasta siete días. Cuando llega ese momento, el archivo se borra. También puedes desactivar el enlace antes desde la página de gestión, y el archivo se borra en ese instante. Por defecto, la gente solo puede ver el archivo: las páginas se muestran como imágenes en su navegador y el PDF nunca se les envía. Marca la opción de descarga si necesitan el original. El modo solo lectura quita el botón de descarga, pero no puede impedir que alguien haga capturas de pantalla, así que no lo trates como un candado.
Ver quién abrió el enlace
La página de gestión muestra cada vez que se abrió o descargó el archivo, además de los intentos con contraseña incorrecta. Para cada uno ves la hora, el navegador y el sistema, y una dirección de red acortada. La última parte de la dirección se oculta, así que es una pista aproximada y no una forma de identificar a nadie. El historial se borra un día después de que termine el enlace. Guarda el enlace de gestión solo para ti, porque cualquiera que lo tenga puede leer el historial y desactivar el enlace.
Cuándo un enlace es mejor que un adjunto
Un enlace es buena opción cuando el archivo es privado, cuando es demasiado grande para el correo o cuando debe dejar de funcionar tras una fecha, como un presupuesto válido durante una semana. Para documentos que la gente debe conservar, como un contrato firmado, envía el archivo. Antes de compartir, quita lo que el lector no deba ver con Censurar PDF y Eliminar metadatos. Si el archivo te lo envió otra persona, límpialo antes con el Limpiador de PDF.
Cuándo se usa Compartir PDF con enlace
Enviar un presupuesto con fecha límite
Comparte un presupuesto que deja de abrirse el día que termina la oferta.
Compartir documentos privados
Envía un extracto bancario o un informe médico con contraseña y una caducidad corta.
Pedir opinión sobre un borrador
Deja que la gente lea un borrador sin descargarlo y mira quién lo ha abierto.
Limitaciones que conviene conocer
Los enlaces duran hasta 7 días y funcionan con PDF de hasta 25 MB y 300 páginas. Los archivos que ya tienen contraseña de PDF deben desbloquearse antes. El modo solo lectura no impide capturas de pantalla. Un enlace perdido no se puede recuperar, porque la clave no se guarda en ningún sitio del servidor.
Compartir PDF con enlace: preguntas frecuentes
¿VelloDoc puede leer mi archivo compartido?
El archivo se guarda cifrado y la clave solo está en el enlace, que no guardamos. Mientras alguien ve el archivo, el servidor usa la clave que envía su navegador para dibujar las páginas y después la olvida.
¿Qué pasa cuando caduca el enlace?
El archivo se borra del servidor en pocos minutos, y quien abra el enlace verá un mensaje que dice que ha caducado. El historial de accesos se borra un día después.
He perdido el enlace. ¿Podéis enviármelo otra vez?
No. No guardamos la clave, así que un enlace perdido no se puede recuperar. Si todavía tienes el enlace de gestión, desactiva allí el enlace antiguo y crea uno nuevo.
¿La gente puede descargar el archivo?
Solo si marcas la opción de descarga. Si no, pueden ver las páginas en su navegador y el archivo PDF nunca se les envía.
¿Qué tamaño puede tener el archivo?
Hasta 25 MB y 300 páginas. Los PDF que ya tienen contraseña deben desbloquearse antes; en su lugar puedes añadir una contraseña al enlace.