Averigua qué hace grande el archivo
Antes de cambiar ningún ajuste, averigua qué tipo de PDF tienes. El texto en sí es muy compacto: una página de palabras mecanografiadas guardadas como caracteres suele ocupar solo unos pocos kilobytes. Los megabytes están en las imágenes. Un documento escaneado es el caso extremo, porque cada página es una fotografía completa del papel, aunque solo muestre texto negro. Las fotos hechas con el móvil añaden varios megabytes cada una, y una presentación exportada con imágenes de alta resolución puede pesar más que el archivo de presentación original. Una prueba rápida te dice en qué caso estás: intenta seleccionar una palabra. Si el cursor dibuja un recuadro en lugar de resaltar el texto, la página es una imagen y la compresión de imágenes marcará una diferencia real. Si el texto se selecciona con normalidad y el archivo sigue siendo grande, busca fotos, capturas de pantalla y diagramas incrustados. Dividir el tamaño del archivo entre el número de páginas es otra pista: un archivo de 40 MB con 20 páginas tiene una media de 2 MB por página, lo que casi siempre significa páginas escaneadas o fotográficas.
La resolución es el ajuste que más importa
La resolución de imagen se mide en DPI, el número de píxeles usados por cada pulgada de la página impresa. Tiene un efecto enorme en el tamaño porque los píxeles crecen con el área, no con el ancho. Una página A4 escaneada a 300 DPI mide unos 2.480 por 3.508 píxeles, alrededor de 8,7 millones de píxeles. La misma página a 150 DPI mide unos 1.240 por 1.754 píxeles, unos 2,2 millones, la cuarta parte de los datos. Reducir la resolución a la mitad elimina, por tanto, unas tres cuartas partes de los píxeles antes de aplicar ninguna compresión. Para leer en pantalla, 150 DPI resulta cómodo con texto normal; la letra pequeña, las notas al pie y las firmas se mantienen más claras en torno a 200 DPI, y 300 DPI es un objetivo habitual para imprimir. Las buenas herramientas de compresión solo reducen las imágenes que superan el objetivo, así que una página que ya está a 120 DPI no empeora con un ajuste de 150 DPI. Comprimir PDF funciona así, con niveles que corresponden al uso en pantalla, al uso diario y a la impresión.
Por qué la compresión JPEG emborrona primero el texto
La mayoría de las imágenes fotográficas de los PDF usan compresión JPEG, que ahorra espacio descartando detalles que el ojo difícilmente echará de menos. Divide la imagen en bloques pequeños y simplifica cada uno. Las fotografías lo toleran bien, porque están llenas de degradados suaves. El texto no, porque las letras son bordes negros nítidos sobre blanco, y los ajustes JPEG agresivos dejan halos tenues, remates emborronados y ruido en bloques alrededor de cada carácter. Por eso un contrato escaneado se degrada mucho más rápido que una foto de vacaciones con el mismo ajuste de calidad. Dos hábitos ayudan. Primero, comprime a partir del archivo original y no de una copia ya comprimida, porque cada ronda de compresión con pérdida suma nuevos defectos a los anteriores. Segundo, juzga la calidad por el texto más pequeño del documento, no por el aspecto general de la página. Los dibujos de líneas y las capturas de pantalla se benefician más de la compresión sin pérdida, que mantiene los bordes exactos, aunque genera archivos más grandes con fotografías.
Color, escala de grises y blanco y negro
Una imagen en color guarda tres canales de información por cada píxel, mientras que una imagen en escala de grises guarda uno. Como regla general, convertir una imagen a escala de grises reduce sus datos brutos a aproximadamente un tercio antes de la compresión, y los escaneos de documentos corrientes no pierden nada importante en el proceso. La escala de grises conserva toda la gama de tonos, así que las sombras, las fotos y los sellos siguen viéndose naturales. No conviene cuando el color transmite información: gráficos con series codificadas por colores, pasajes resaltados, anotaciones de colores o firmas en las que la tinta azul forma parte de lo que demuestra que es un original. PDF en escala de grises convierte todo el documento; en un servidor con Ghostscript mantiene el texto como texto real, mientras que la alternativa genera las páginas como imágenes en escala de grises. Para cartas, formularios y extractos escaneados, la escala de grises seguida de una compresión moderada suele ser la combinación más eficaz para lograr un tamaño pequeño manteniéndolo todo legible.
Fuentes, duplicados y peso oculto
Después de las imágenes, el peso restante de un PDF suele venir de las fuentes incrustadas y de cómo se guardó el archivo. Los PDF bien hechos incrustan solo los caracteres que se usan, lo que se llama un subconjunto, pero algunos documentos incrustan fuentes completas, y un archivo que usa muchas fuentes puede llevar una cantidad sorprendente de datos de fuentes. Los logotipos y fondos repetidos en cada página pueden guardarse una vez y reutilizarse, o guardarse de nuevo en cada página, según el programa que creó el archivo. Los documentos editados y guardados muchas veces también pueden acumular objetos sin usar que quedan de versiones anteriores. Reescribir el archivo con limpieza, algo que VelloDoc hace siempre que guarda un PDF, elimina ese peso muerto. Estas mejoras son reales, pero modestas comparadas con la compresión de imágenes, así que rara vez resuelven por sí solas un archivo que supera varias veces un límite.
Cumplir un límite de tamaño estricto
A los portales de subida les importa un número, y hasta ese número es ambiguo: algunos cuentan un megabyte como 1.048.576 bytes y otros como 1.000.000. Apunta ligeramente por debajo del límite indicado, por ejemplo 1,9 MB para un formulario de 2 MB, para evitar el rechazo. Comprimir a un tamaño está pensado para esta situación. Hace una serie de intentos, cada uno con menor resolución de imagen y calidad JPEG, empezando en torno a 150 DPI y bajando hacia 55 DPI, y se queda con el primer resultado que cabe, porque es el que conserva más detalle. Si ningún intento cabe, devuelve la versión más pequeña en lugar de un error, así que comprueba siempre el tamaño final. Después abre el archivo y lee el texto más pequeño de la página. Un archivo que cumple el límite pero no se puede leer no ha resuelto el problema; solo se lo ha pasado a la persona que revisa tu solicitud.
Cuando comprimir no es la respuesta
Algunos archivos no pueden llegar a un límite sin volverse ilegibles, y algunos no deberían comprimirse en absoluto. Si un paquete escaneado de 60 páginas tiene que caber en 2 MB, la respuesta honesta suele ser enviar menos: quita las páginas que el destinatario no necesita con Eliminar páginas, elimina las páginas vacías del escaneo con Eliminar páginas en blanco o divide el documento en partes que se suban por separado con Dividir PDF. En los documentos que archivas, conserva el original a plena calidad y comprime solo la copia que envías. Y en los PDF publicados en un sitio web, ten en cuenta que hacer que un archivo se abra más rápido es una tarea distinta de hacerlo más pequeño: Optimizar PDF para web reorganiza el archivo para cargarlo progresivamente, pero no reduce su tamaño, así que conviene usar ambas cosas a la vez.
Una lista de comprobación práctica
Parte del archivo original, no de una copia ya comprimida. Quita las páginas que no hace falta enviar, incluidos los reversos en blanco de los escaneos a doble cara. Si las páginas son documentos en blanco y negro, conviértelas a escala de grises. Comprime con el nivel equilibrado y compara el resultado con el original con un zoom del 200 por ciento, fijándote en el texto más pequeño y en las firmas. Si un portal impone un límite, usa la compresión a un tamaño con un valor justo por debajo de ese límite y vuelve a comprobar la legibilidad. Si aun así no se alcanza el objetivo sin dañar la legibilidad, divide el documento o pide al destinatario otra forma de enviarlo. Guarda el original hasta que se acepte la versión más pequeña. Seguir este orden evita los dos fallos más comunes: archivos pequeños pero ilegibles, y horas peleando con un límite que ninguna compresión razonable puede cumplir. La guía de herramientas de optimización trata las herramientas relacionadas con más detalle, y la guía sobre la calidad del escaneo muestra cómo obtener desde el principio escaneos más pequeños y limpios.
Preguntas
¿Por qué mi PDF escaneado pesa mucho más que un documento mecanografiado?
Cada página escaneada es una imagen de página completa, mientras que un documento mecanografiado guarda sus palabras como caracteres compactos. Una página de texto puede ocupar unos pocos kilobytes como caracteres y cientos de kilobytes como imagen.
¿Qué resolución debo usar para un PDF que envío por correo?
Unos 150 DPI sirven para la mayoría de los documentos que se leen en pantalla. Elige unos 200 DPI si el documento tiene letra pequeña o firmas que deben seguir siendo legibles, y reserva 300 DPI para imprimir.
¿Comprimir un PDF dos veces lo hace más pequeño?
Normalmente solo un poco, y cada ronda de compresión con pérdida añade defectos. Comprime el original una sola vez con el nivel que necesites en lugar de comprimir una copia ya comprimida.
¿La compresión elimina páginas o texto?
No. La compresión cambia la forma de guardar las imágenes. Las páginas, el texto y la estructura del documento no cambian, aunque el texto escaneado puede verse más suave con ajustes fuertes.
¿Por qué la compresión apenas cambió mi archivo?
Probablemente el archivo es sobre todo texto o ya estaba comprimido. VelloDoc devuelve tu original cuando el resultado no sería más pequeño. Dividir o quitar páginas puede ser mejor camino.