Un documento que ha pasado por revisión lleva la revisión consigo. Notas adhesivas en el margen, resaltado amarillo, el tachón de alguien, un sello de Borrador en la primera página: todo útil mientras se trabaja, todo inadecuado cuando el archivo va a salir. Borrarlos uno a uno en un lector es lento y es fácil dejarse alguno, porque una nota puede quedar fuera del borde de la página o debajo de otra. Esta herramienta los quita todos de una pasada.
Cómo usar Eliminar anotaciones
- Añade el PDF que todavía lleva sus marcas de revisión.
- Decide si mantienes los enlaces activos. Dejarlo activado conserva las referencias cruzadas y los enlaces web, que suelen formar parte del documento y no ser comentarios sobre él.
- Decide si mantienes los campos de formulario. Dejarlo activado conserva las casillas que la gente debe rellenar.
- Si el archivo está protegido con contraseña, escríbela en el campo de contraseña del PDF.
- Selecciona Eliminar anotaciones y descarga la copia limpia.
Qué cuenta como anotación
En un PDF, una anotación es todo lo que se superpone a la página en vez de estar impreso en ella, que es una lista más amplia de lo que la gente espera.
Los enlaces y los campos de formulario son otra cosa
Técnicamente ambos son anotaciones, pero suelen formar parte de para qué sirve el documento y no ser observaciones sobre él, así que cada uno tiene su propio interruptor.
Eliminar no es aplanar, y ninguno es redactar
- Eliminar quita la marca: La anotación y su texto se borran, y la página de debajo queda exactamente como estaba antes de que nadie comentara. Es lo que quieres antes de enviar un documento.
- Aplanar imprime la marca: Aplanar PDF funde las marcas en la página para que puedan verse pero no pulsarse, moverse ni responderse. Úsalo cuando el resaltado forme parte del mensaje.
- Redactar elimina lo de debajo: Redactar PDF borra el contenido en sí, no una capa sobre él. Un resaltado quitado por esta herramienta deja ver las palabras que cubría, porque nunca las estuvo ocultando.
- Los comentarios ocultos cuentan: Una nota plegada en un icono, o aparcada fuera de la página visible, sigue en el archivo y sigue pudiéndose leer. Eliminar anotaciones también las limpia, y por eso vale la pena hacerlo antes de publicar.
Cuándo se usa Eliminar anotaciones
Enviar un borrador revisado a un cliente
Los comentarios internos y el resaltado se van en un paso, así que lo que llega es el documento y no la discusión sobre él.
Preparar un archivo para imprenta
Las imprentas ignoran unas anotaciones e imprimen otras. Quitarlas hace que lo que salga de la máquina sea exactamente lo que viste en pantalla.
Publicar un documento que se marcó
Un informe anotado durante la redacción se limpia antes de subirlo a una web, para que nadie encuentre el comentario al margen de un revisor pulsando un cuadradito amarillo.
Limitaciones que conviene conocer
Eliminar anotaciones no cambia la página en sí, así que todo lo que esté realmente escrito en el documento se queda. En concreto, un rectángulo negro dibujado sobre texto sensible como comentario se quita y deja ver el texto; usa Redactar PDF cuando lo que interesa sea eliminar el contenido. Las marcas que se aplanaron en la página en un paso anterior forman parte de la página y no pueden quitarse aquí. Los marcadores, los metadatos y el contenido de la página quedan intactos.
Eliminar anotaciones: preguntas frecuentes
¿Esto quita el resaltado pero deja el texto?
Sí. Un resaltado es una capa de color sobre las palabras, no un cambio en ellas. Quitarlo deja el texto exactamente como estaba, todavía seleccionable y todavía buscable. Lo mismo vale para el subrayado y el tachado.
¿Qué diferencia hay entre eliminar y aplanar anotaciones?
Eliminar quita las marcas del documento para que la página se vea como antes de la revisión. Aplanar las imprime en la página para que puedan verse pero ya no pulsarse ni editarse. Elige eliminar cuando los comentarios sean internos, y aplanar cuando las marcas formen parte de lo que envías.
¿También se eliminan los comentarios ocultos o plegados?
Sí, y es una de las mejores razones para ejecutar esto. Una nota plegada en un iconito, o colocada fuera del borde de la página donde nadie la ve, sigue guardada en el archivo y sigue pudiendo leerla cualquiera que lo abra como corresponde. Se limpian todas.
¿Dejará de funcionar mi índice con enlaces?
No, salvo que desactives mantener los enlaces. Los enlaces son anotaciones en sentido técnico, así que tienen su propio interruptor, y está activado por defecto precisamente porque quitarlos rompe la navegación en silencio.
¿Basta esto para ocultar información confidencial?
No. Las anotaciones se posan sobre la página, así que quitar un recuadro negro dibujado sobre un nombre deja ver el nombre que hay debajo. Para borrar contenido en vez de una capa sobre él, usa Redactar PDF, que elimina el texto del propio archivo.