كيف تضيف إشارات مرجعية وفهرسًا إلى ملف PDF

الإشارات وصفحة الفهرس تؤديان عملين مختلفين

الإشارات المرجعية، وتُسمى أيضًا المخطط، موجودة في اللوحة الجانبية لبرنامج القراءة. تبقى على بُعد نقرة واحدة أينما كنت في المستند، ويمكن ترتيبها في مستويات بحيث تنفتح الفصول لتُظهر أقسامها. أما صفحة الفهرس فهي جزء من المستند نفسه. وهي ما يراه من يطبع الملف أو يقرؤه على جهاز يخفي اللوحة الجانبية، وفي ملف PDF يمكن أن تكون أسطرها روابط أيضًا. تستفيد المستندات الطويلة عادة من الاثنين، ويجب أن يتطابقا، حتى لا يجد أحد قسمًا في أحدهما وغير موجود في الآخر.

كيف تُكتشف العناوين

إذا كان مستندك قد صُنع في برنامج تحرير نصوص باستخدام أنماط العناوين، فأسهل طريق هو تصديره من جديد مع تفعيل الإشارات المرجعية. وإن لم يكن ذلك ممكنًا، تقرأ أداة إشارات مرجعية وفهرس PDF نص كل صفحة وتختار الأسطر الأكبر أو الأغمق من النص العادي، القصيرة نسبيًا وغير المتكررة في كل صفحة. العناوين المرقّمة مثل 3 و3.2 تأخذ مستواها من الأرقام. وكل ما عداها يُرتب حسب الحجم. الصفحات الممسوحة لا تحتوي أي نص، فاستخدم OCR لملفات PDF أولًا، ثم أضف الإشارات إلى النسخة القابلة للبحث.

ترتيب القائمة

يعطيك الاكتشاف بداية جيدة، لكن نظرة سريعة تستحق العناء. احذف الأسطر التي ليست عناوين حقيقية، مثل اقتباس كبير أو عنوان جدول أو تعليق صورة. وأضف ما فات، مثل عنوان ملحق مكتوب بنص عادي. وتحقق من المستويات: تعمل القائمة مثل درج، حيث يمكن لكل إشارة أن تنزل درجة واحدة على الأكثر عن التي قبلها. استخدم أزرار الأسهم لتحريك الإشارات ووضعها في مستوى أعمق أو أعلى، وصحّح رقم الصفحة إذا كان العنوان في أسفل صفحة والقسم يبدأ فعليًا في الصفحة التالية.

إضافة صفحة الفهرس

فعّل خيار إضافة صفحة فهرس واكتب لها عنوانًا. تُدرج الصفحة قبل الصفحة الأولى، وفيها كل إشارة بمسافة بادئة حسب مستواها، يتبعها خط منقّط ورقم صفحتها. وكل سطر رابط إلى صفحته. وبما أن الصفحة الجديدة تدفع باقي المستند إلى الأمام، تُعدَّل وجهات الإشارات وأرقام الفهرس تلقائيًا. تستخدم الصفحة خطًا لاتينيًا قياسيًا، لذلك لا تُضاف مع العناوين العربية أو الأردية أو غيرها. ومع ذلك تعمل الإشارات، لأن برامج قراءة PDF تعرضها بأي لغة.

أرقام الصفحات بعد التغيير

تعرض صفحة الفهرس موقع كل صفحة في الملف، وهو أيضًا ما تعرضه برامج قراءة PDF في خانة رقم الصفحة. إذا كانت صفحاتك تحمل أرقامًا مطبوعة تبدأ من 1 في الصفحة الأولى، فهذه الأرقام صارت الآن أقل بواحد من الموقع الحقيقي. يمكنك ترك ذلك، أو إضافة أرقام جديدة باستخدام ترقيم صفحات PDF حتى تتطابق الأرقام المطبوعة مع الفهرس. افعل ذلك في النهاية، بعد أن تصبح كل الصفحات في ترتيبها النهائي.

إشارات للمستندات المدموجة

عندما تجمع عدة ملفات باستخدام دمج ملفات PDF، يفقد القارئ معرفة أين ينتهي مستند ويبدأ الذي يليه. بعد الدمج، افتح الناتج في أداة الإشارات، واختر قائمة فارغة، وأضف إشارة للصفحة الأولى من كل ملف أصلي باسمه. وإن كانت المستندات طويلة، ضع تحت كل منها العناوين المهمة. ملف قضية أو ملف عميل أو طلب تقديم يصبح أسهل بكثير في المراجعة عندما يكون كل جزء على بُعد نقرة.

أسئلة

أدوات لهذا الموضوع