Lesezeichen und Inhaltsseite haben verschiedene Aufgaben
Lesezeichen, auch Gliederung genannt, stehen in der Seitenleiste des Programms. Sie sind immer einen Klick entfernt, egal wo Sie im Dokument sind, und lassen sich verschachteln, sodass Kapitel ihre Abschnitte aufklappen. Eine Inhaltsseite ist Teil des Dokuments selbst. Sie sehen Menschen, die die Datei ausdrucken oder auf einem Gerät ohne Seitenleiste lesen, und in einem PDF können ihre Zeilen ebenfalls Links sein. Lange Dokumente profitieren meist von beidem, und beides sollte übereinstimmen, damit niemand in einem einen Abschnitt findet, der im anderen fehlt.
Wie Überschriften erkannt werden
Stammt Ihr Dokument aus einem Textprogramm mit Formatvorlagen für Überschriften, exportieren Sie es am einfachsten erneut mit eingeschalteten Lesezeichen. Wenn das nicht geht, liest PDF-Lesezeichen und Inhaltsverzeichnis den Text jeder Seite und wählt Zeilen, die größer oder fetter als der Fließtext sind, eher kurz und nicht auf jeder Seite wiederholt. Nummerierte Überschriften wie 3 und 3.2 übernehmen ihre Ebene aus den Nummern. Alles andere wird nach Größe eingeordnet. Gescannte Seiten haben gar keinen Text, verwenden Sie also zuerst OCR PDF und fügen Sie die Lesezeichen dann der durchsuchbaren Kopie hinzu.
Die Liste aufräumen
Die Erkennung liefert einen guten Anfang, aber ein kurzer Blick lohnt sich. Entfernen Sie Zeilen, die keine echten Überschriften sind, etwa ein großes Zitat, einen Tabellentitel oder eine Bildunterschrift. Ergänzen Sie, was fehlt, zum Beispiel die Überschrift eines Anhangs in normalem Text. Prüfen Sie die Ebenen: Die Liste funktioniert wie eine Treppe, bei der jedes Lesezeichen höchstens eine Stufe tiefer stehen darf als das davor. Verschieben Sie Lesezeichen mit den Pfeilknöpfen, rücken Sie sie ein oder aus, und korrigieren Sie eine Seitenzahl, wenn eine Überschrift ganz unten auf einer Seite steht und der Abschnitt eigentlich auf der nächsten beginnt.
Die Inhaltsseite hinzufügen
Haken Sie die Option für eine Inhaltsseite an und geben Sie ihr einen Titel. Die Seite wird vor der ersten Seite eingefügt, mit jedem Lesezeichen nach Ebene eingerückt, gefolgt von einer Punktlinie und der Seitenzahl. Jede Zeile verlinkt auf ihre Seite. Da die neue Seite den Rest des Dokuments nach hinten schiebt, werden alle Ziele der Lesezeichen und alle Seitenzahlen im Verzeichnis automatisch angepasst. Die Seite nutzt eine lateinische Standardschrift, bei Titeln auf Arabisch, Urdu oder in anderen Schriften wird sie daher nicht hinzugefügt. Die Lesezeichen funktionieren trotzdem, denn PDF-Programme zeigen sie in jeder Sprache an.
Seitenzahlen nach der Änderung
Die Inhaltsseite zeigt die Position jeder Seite in der Datei, und das zeigen auch PDF-Programme in ihrem Seitenfeld an. Hatten Ihre Seiten schon gedruckte Nummern, die auf der ersten Seite mit 1 begannen, liegen diese nun um eins unter der tatsächlichen Position. Sie können das so lassen oder mit Seitenzahlen hinzufügen neue Nummern setzen, damit das Gedruckte zum Verzeichnis passt. Tun Sie das zuletzt, wenn alle Seiten in ihrer endgültigen Reihenfolge sind.
Lesezeichen für zusammengefügte Dokumente
Wenn Sie mehrere Dateien mit PDF zusammenfügen verbinden, verlieren Leser den Überblick, wo ein Dokument endet und das nächste beginnt. Öffnen Sie das Ergebnis danach im Lesezeichen-Werkzeug, wählen Sie eine leere Liste und fügen Sie für die erste Seite jeder ursprünglichen Datei ein Lesezeichen mit deren Namen hinzu. Rücken Sie bei langen Dokumenten die wichtigen Überschriften darunter ein. Eine Mappe für ein Gericht, einen Kunden oder eine Bewerbung lässt sich viel leichter prüfen, wenn jeder Teil einen Klick entfernt ist.
Fragen
Funktionieren Lesezeichen in jedem PDF-Programm?
Ja. Lesezeichen sind fester Bestandteil von PDF, und Browser, Desktop-Programme und die meisten Handy-Apps zeigen sie an, meist in einer Seitenleiste oder einem Menü.
Kann ich vorhandene Lesezeichen in einem PDF bearbeiten?
Ja. Wählen Sie die vorhandenen Lesezeichen als Ausgangspunkt, ändern Sie, was nötig ist, und speichern Sie. Die gespeicherte Liste ersetzt die alte.
Warum wurden manche Überschriften nicht erkannt?
Überschriften im Stil des normalen Texts lassen sich nicht unterscheiden, und gescannte Seiten haben keinen lesbaren Text. Fügen Sie fehlende Lesezeichen von Hand hinzu oder verwenden Sie für Scans zuerst OCR.