Licht ist der wichtigste Faktor
Gleichmäßiges, diffuses Licht bringt einem Scan mehr als jede Kameraeinstellung. Der häufigste Fehler ist, direkt unter einer Deckenlampe zu stehen, die den Schatten von Handy und Hand genau auf die Seite wirft. Stellen Sie sich so, dass das Hauptlicht von der Seite oder von vorn kommt und der Schatten neben das Papier fällt. Tageslicht in Fensternähe funktioniert gut, direkte Sonne sollten Sie aber meiden, weil sie harte Kontraste und helle Flecken erzeugt. Auf glänzendem Papier wie Fotos, Broschüren und manchen Kassenbons verursacht der Blitz Spiegelungen, die ganze Wörter auslöschen können, schalten Sie ihn also aus und sorgen Sie stattdessen für mehr Umgebungslicht. Auf mattem Papier in dunklen Räumen kann der Blitz helfen. Vermeiden Sie nach Möglichkeit eine Mischung aus warmem Lampenlicht und kühlem Tageslicht, denn ungleichmäßige Farben machen den Hintergrund fleckig und den Text schwerer vom Papier zu trennen.
Hintergrund, glatte Seiten und Bildausschnitt
Legen Sie die Seite auf eine einfarbige Fläche, die sich von ihr abhebt: dunkles Holz, eine Schreibtischunterlage oder dunklen Karton hinter weißem Papier. Ein kontrastreicher Hintergrund macht die Seitenränder deutlich, für Sie beim Ausrichten ebenso wie für alle, die später zuschneiden. Streichen Sie Knicke und Falten glatt und beschweren Sie sich wellende Seiten, wobei Finger und Gewichte außerhalb des Textes bleiben. Gebundene Bücher sind am schwierigsten, weil sich die Seiten zum Buchrücken hin wölben und der Text sich mitbiegt; das Buch flach aufzudrücken, hilft. Füllen Sie den Großteil des Bildes mit der Seite, lassen Sie aber alle vier Ecken sichtbar, und fotografieren Sie eine Seite pro Bild. Entfernen Sie Büroklammern, Haftnotizen und alles andere, was nicht zum Dokument gehört, denn die Kamera erfasst alles, was auf dem Tisch liegt.
Das Handy parallel zur Seite halten
Ist das Handy gegenüber dem Papier geneigt, wird die Seite auf dem Foto zum Trapez: Textzeilen laufen aufeinander zu, Buchstaben an einem Rand sind kleiner als am anderen, und das Dokument wirkt schief, obwohl das Papier gerade auf dem Tisch liegt. Das nennt man trapezförmige oder perspektivische Verzerrung, und sie erschwert das Lesen wie das Erkennen des Textes. Halten Sie das Handy direkt über der Seitenmitte, den Bildschirm parallel zum Papier. Viele Kamera-Apps können Gitternetzlinien einblenden, die das erleichtern. Eine leichte Drehung, bei der die Seite waagerecht, aber um einige Grad verdreht ist, lässt sich später mit PDF begradigen korrigieren. Perspektivische Verzerrung können die Tools von VelloDoc nicht korrigieren; es lohnt sich also, das Foto gerade von oben neu aufzunehmen.
Schärfe: Fokus und Ruhe
Ein leicht verwackeltes Foto kann auf dem Handydisplay akzeptabel aussehen und die Texterkennung trotzdem scheitern lassen. Tippen Sie vor der Aufnahme auf die Seite, um scharfzustellen, und warten Sie einen Moment, bis sich die Kamera stabilisiert hat. Stützen Sie die Ellbogen auf den Tisch oder halten Sie das Handy mit beiden Händen, um Verwackeln zu verringern. Auch gutes Licht hilft: Bei Helligkeit nutzt die Kamera eine kürzere Belichtungszeit, die kleine Bewegungen einfriert, während sie bei wenig Licht langsamer wird und jedes Zittern aufnimmt. Zoomen Sie nach jeder Seite auf den kleinsten Text, bevor Sie weitermachen. Ein unscharfes Foto zu wiederholen, dauert Sekunden, solange das Dokument noch vor Ihnen liegt; das Problem erst später zu bemerken, heißt dagegen oft, das Papier erneut suchen zu müssen.
Auflösung und Dateigröße
Moderne Handykameras erfassen weit mehr Details, als eine Seite braucht. Ein typisches 12-Megapixel-Foto misst etwa 4.000 mal 3.000 Pixel, was auf einer A4-Seite rund 340 bis 360 Pixeln pro Zoll entspricht, mehr als genug für scharfes Lesen und genaue OCR. Als Faustregel reichen etwa 300 Pixel pro Zoll für normalen Drucktext völlig aus. Die Kehrseite ist die Größe: Jedes Foto kann mehrere Megabyte belegen, ein zehnseitiger Scan wird also schnell zu groß für eine E-Mail. Scan zu PDF verkleinert sehr große Bilder auf 6.000 Pixel an der längsten Seite, und die Seitengröße wird mit 150 Pixeln pro Zoll berechnet, im Viewer wirken die Seiten daher groß, drucken mit „An Seite anpassen“ aber korrekt. Verkleinern Sie die fertige Datei mit PDF komprimieren, wenn die Größe eine Rolle spielt.
Farbe, Graustufen oder Schwarz-Weiß
Nehmen Sie in Farbe auf und entscheiden Sie später, denn einmal verworfene Farbinformationen lassen sich nicht zurückholen. Bei gewöhnlichen Unterlagen verringert die Umwandlung des fertigen PDFs in Graustufen mit PDF in Graustufen die Dateigröße meist spürbar, ohne dass etwas Wichtiges verloren geht. Behalten Sie Farbe, wenn sie Bedeutung trägt: amtliche Stempel und Siegel, Unterschriften in blauer Tinte, die ein Original ausweisen, hervorgehobene Passagen, farbige Diagramme und Fotos. Reines Schwarz-Weiß, bei dem jedes Pixel entweder schwarz oder weiß wird, erzeugt die kleinsten Dateien überhaupt, kann aber feine Bleistiftspuren, blasse Stempel und graue Schattierungen auslöschen, deshalb sind Graustufen die sicherere Standardwahl für Dokumente, auf die Sie sich später vielleicht verlassen müssen.
Nach der Aufnahme aufräumen
Sind die Fotos gemacht, macht eine kurze Abfolge daraus ein sauberes Dokument. Fügen Sie sie zuerst mit Scan zu PDF in der richtigen Reihenfolge zusammen, indem Sie die Dateiliste ziehen, bis die Seiten stimmen. Haben Sie leere Rückseiten oder Trennblätter fotografiert, entfernen Sie diese mit Leere Seiten entfernen. Begradigen Sie dann schiefe Seiten mit PDF begradigen, vor der OCR, damit der Text auf waagerechten Zeilen gelesen wird; das Begradigen dreht die Seite, statt sie neu zu zeichnen, der Scan behält also seine Details. Schneiden Sie dunkle Ränder und Tischkanten mit PDF zuschneiden ab und denken Sie daran, dass Zuschneiden den entfernten Bereich nur verbirgt, nicht löscht. Fügen Sie zum Schluss mit OCR PDF eine durchsuchbare Textebene hinzu und komprimieren Sie das Ergebnis zuletzt. Diese Reihenfolge vermeidet doppelte Arbeit und erhält die Qualität dort, wo sie zählt.
Den Scan später nutzbar machen
Ein Scan ist nur wertvoll, wenn Sie ihn finden und ihm vertrauen können. Suchen Sie nach der OCR im PDF nach einigen sichtbaren Wörtern und Zahlen, um zu prüfen, ob die Erkennung funktioniert hat, und achten Sie besonders auf Namen, Datumsangaben und Beträge. Geben Sie der Datei einen aussagekräftigen Namen und legen Sie mit Metadaten anzeigen und bearbeiten einen klaren Titel fest, damit sie in einem Dokumentensystem leicht zu erkennen ist. Für Unterlagen, die Sie jahrelang aufbewahren müssen, wandeln Sie die fertige Datei mit PDF in PDF/A um. Denken Sie auch daran, was ein Foto mitführen kann: Handybilder können Standortdaten enthalten, und Standard-JPEG-Fotos werden mit ihren Originaldaten in das PDF eingebettet. Der Ratgeber zum Datenschutz bei PDFs erklärt, wie Sie Scans sicher teilen, und was ein PDF durchsuchbar macht behandelt OCR ausführlich. Mit dem iPhone aufgenommene Fotos sind oft HEIC-Dateien; der Ratgeber, wie Sie HEIC-Fotos zu einem PDF zusammenfassen, deckt diesen Fall ab.
Fragen
Soll ich beim Scannen mit dem Handy den Blitz verwenden?
Meist nicht. Der Blitz verursacht auf glänzendem Papier Spiegelungen, die Wörter verdecken können. Auf mattem Papier in einem dunklen Raum kann er helfen, doch diffuses Raumlicht oder Tageslicht liefert zuverlässigere Ergebnisse.
Welche Auflösung brauche ich für einen lesbaren Scan?
Die normale Fotoauflösung eines modernen Handys reicht mehr als aus. Als Faustregel genügen etwa 300 Pixel pro Zoll über die Seite für Drucktext und OCR.
Warum ist mein gescanntes PDF so groß?
Jede Seite ist ein Foto in voller Auflösung. Wandeln Sie Unterlagen in Graustufen um und komprimieren Sie das fertige PDF, oder entfernen Sie Seiten, die nicht enthalten sein müssen.
Lässt sich ein schiefes Foto nachträglich korrigieren?
Eine waagerechte, aber um einige Grad verdrehte Seite lässt sich mit PDF begradigen gerade rücken. Perspektivische Verzerrung durch ein schräg gehaltenes Handy lässt sich nicht beheben, nehmen Sie das Foto gerade von oben neu auf.
Enthalten Handy-Scans Standortdaten?
Fotos können GPS-Koordinaten enthalten, wenn der Standort für die Kamera aktiviert ist. Deaktivieren Sie den Standort der Kamera-App, bevor Sie sensible Dokumente scannen, oder glätten Sie das PDF vor dem Teilen.