Was PDF-Metadaten sind
PDFs speichern Metadaten an zwei Stellen. Das Dokumentinformations-Verzeichnis enthält eine Handvoll Standardfelder: Titel, Autor, Thema, Stichwörter, die Anwendung, die das Originaldokument erstellt hat, die Software, die das PDF erzeugt hat, sowie Erstellungs- und Änderungsdatum. Ein XMP-Stream, ein in die Datei eingebetteter XML-Block, wiederholt diese Angaben oft und kann weitere hinzufügen, etwa Dokumentkennungen, Namen von Bearbeitungsprogrammen und Verlaufseinträge der Software, die die Datei bearbeitet hat. Fast nichts davon tippt ein Mensch ein. Textverarbeitungen tragen den Kontonamen als Autor ein, Scanner und Drucker fügen ihr Modell hinzu, und Vorlagen geben ihren ursprünglichen Titel an jedes daraus erstellte Dokument weiter.
Was Metadaten verraten können
Das Autorenfeld enthält oft einen vollständigen Namen oder einen Benutzernamen, wichtig, wenn ein Dokument anonym bleiben soll, etwa bei einer verblindeten Begutachtung oder einer Hinweisgebermeldung. Im Titel oder Thema einer Vorlage können der Name eines Unternehmens, einer Abteilung oder eines Kunden stehen. Softwareversionen zeigen, welche Werkzeuge eine Organisation nutzt, und Datumsangaben können einer Darstellung widersprechen: Ein angeblich neu verfasster Bericht trägt vielleicht ein Jahre altes Erstellungsdatum, und ein Änderungsdatum kann zeigen, dass ein vermeintlich endgültiges Dokument später noch geändert wurde. Stichwörter bewahren manchmal interne Projektnamen. Nichts davon ist sichtbar, wenn der Empfänger einfach die Seiten liest, doch jeder, der die Dokumenteigenschaften öffnet, kann es sehen.
Zuerst die Metadaten des PDFs prüfen
Die meisten PDF-Viewer zeigen die wichtigsten Felder unter einem Menüpunkt wie Dokumenteigenschaften. Sie können die Datei auch zu Metadaten anzeigen und bearbeiten hinzufügen, das Titel, Autor, Thema und Stichwörter liest, sobald das PDF geladen ist, und Sie diese ändern lässt. Viewer zeigen den XMP-Stream selten an, sodass ein Dokument, dessen Eigenschaften sauber wirken, dort trotzdem Angaben enthalten kann. Wenn Sie nicht sicher sind, was eine Datei enthält, ist das Entfernen aller Metadaten die sicherere Wahl.
Metadaten mit VelloDoc entfernen
Metadaten entfernen leert das Dokumentinformations-Verzeichnis, löscht den XMP-Stream und speichert anschließend eine saubere Kopie. Die Seiten selbst mit all ihrem Text und ihren Bildern bleiben genau so, wie sie waren. Fügen Sie das PDF hinzu, geben Sie sein Passwort ein, falls es geschützt ist, wählen Sie Metadaten entfernen und laden Sie das Ergebnis herunter. Soll die veröffentlichte Datei weiterhin einen hilfreichen Titel tragen, etwa damit Suchmaschinen und Screenreader sie richtig darstellen, öffnen Sie die saubere Kopie danach in Metadaten anzeigen und bearbeiten und füllen Sie nur die Felder aus, die Sie teilen möchten. Prüfen Sie das Ergebnis vor dem Versand in den Dokumenteigenschaften Ihres Viewers.
Was das Entfernen der Metadaten nicht entfernt
Metadaten sind nur eine Ebene eines PDFs. Kommentare und Anmerkungen können die Namen ihrer Verfasser enthalten, Formularfelder behalten die eingetippten Werte, angehängte Dateien reisen im PDF mit, Lesezeichen können aufschlussreiche Bezeichnungen tragen, und verborgene Ebenen können Inhalte enthalten, die nicht angezeigt werden. In die Seiten eingebettete Fotos können in ihren eigenen Bilddaten weiterhin Kameradaten einschließlich des Standorts enthalten. Und der Seiteninhalt selbst, von Namen im Text bis zu Text, der weiß oder unter einem Bild versteckt ist, bleibt unberührt. Für Inhalte auf der Seite verwenden Sie PDF schwärzen, das löscht, was sich in den markierten Bereichen befindet. Brauchen Sie eine Kopie, die nur das Sichtbare enthält, baut PDF glätten jede Seite als neues Bild auf; dabei bleiben Anmerkungen, Anhänge, versteckter Text und die Originalfotos zurück, der Text lässt sich aber auch nicht mehr markieren. Der Dateiname ist von alldem unabhängig, benennen Sie die Datei also ebenfalls um.
Eine Checkliste vor dem Teilen
Arbeiten Sie vom Inhalt zu den Eigenschaften. Entscheiden Sie zuerst, was der Empfänger wirklich braucht, und entfernen Sie alles andere mit Seiten entfernen oder Seiten extrahieren. Schwärzen Sie sensible Angaben auf den verbleibenden Seiten und glätten Sie das Dokument, wenn Kommentare, Formulardaten oder versteckte Inhalte ein Problem sein könnten. Entfernen Sie die Metadaten als letzten Bearbeitungsschritt, damit kein vorheriger Schritt Angaben zurücklässt. Braucht die Datei ein Passwort, fügen Sie es mit PDF schützen hinzu, nachdem die Metadaten entfernt sind. Geben Sie der Datei zum Schluss einen neutralen Namen und öffnen Sie sie noch einmal, um zu prüfen, ob Seiten und Eigenschaften Ihren Erwartungen entsprechen. Der Ratgeber dazu, was ein PDF verraten kann, behandelt jedes dieser Risiken ausführlicher.
Fragen
Verändert das Entfernen der Metadaten die Seiten?
Nein. Metadaten entfernen leert die Dokumenteigenschaften und den XMP-Stream; Text und Bilder auf den Seiten bleiben genau so, wie sie waren.
Zeigt der Dateiname dann noch meinen Namen?
Ja, wenn Ihr Name darin steht. Der Dateiname gehört nicht zu den Metadaten des PDFs, benennen Sie die Datei also vor dem Versand um.
Werden Kommentare und Anmerkungen entfernt?
Nein. Anmerkungen können die Namen ihrer Verfasser enthalten. Löschen Sie sie in einem PDF-Editor, oder erstellen Sie mit PDF glätten eine Kopie, die nur Seitenbilder enthält.
Werden Standortdaten aus Fotos im PDF entfernt?
Nein. Metadaten entfernen verändert eingebettete Bilder nicht. PDF glätten baut jede Seite als neues Bild auf, wobei die Originalfotos samt Kameradaten zurückbleiben.
Soll ich die Metadaten vor oder nach dem Hinzufügen eines Passworts entfernen?
Vorher. Entfernen Sie zuerst die Metadaten und schützen Sie dann die saubere Kopie mit PDF schützen.